Una consulta
vinculante de la Dirección General de Tributos de 30 de enero de 2015 se
pronuncia a favor de la facturación
electrónica, dándole el mismo trato
que la factura en papel a los efectos de reducir costes y hacer más
competitivas a las empresas, con base en el Reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre) y la Directiva del IVA (Directiva 2006/112/CE, del Consejo, de 28 de
noviembre).
La consulta se planteó por una Cámara Oficial de Comercio
que pretendía sustituir la remisión de
facturas en papel por facturas electrónicas mediante el uso del correo
electrónico y el envío de archivos en formato PDF, preguntando si sería
válido ese sistema de facturación dado que los archivos PDF no iban firmados
digitalmente.
El artículo 8 del Reglamento de facturación determina que las facturas podrán expedirse por cualquier
medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al
obligado a su expedición la autenticidad
de su origen (la identidad del obligado a expedir facturas y del emisor de la
factura), la integridad de su
contenido (la no alteración o modificación del contenido de la factura) y su legibilidad (facilidad de lectura y
comprensión), desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de
conservación.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de
la factura, en papel o electrónica, podrán
garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En
particular, el Reglamento de facturación concreta que la autenticidad del
origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante
los controles de gestión usuales de la
actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, que, en todo caso,
deberán permitir crear pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la
entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
En cuanto a la factura electrónica, el artículo 10 del RD
1619/2012 delimita los requisitos para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica,
estableciendo que éstas quedarán garantizadas cuando se utilice para ello una firma electrónica avanzada (firma
electrónica basada en un certificado reconocido y creada con un dispositivo
seguro de creación de firmas); mediante un intercambio
electrónico de datos (EDI), o mediante otros
medios que los interesados haya comunicado previamente a la Agencia Estatal de
Administración Tributaria (AEAT) y hayan quedado validados por la misma.
La Dirección General de Tributos concluye que del examen de
los artículos 8 y 10 del Reglamento de facturación se desprende que la factura
electrónica no necesita de requisitos o condiciones adicionales a los establecidos
para la factura en papel para garantizar la autenticidad de su origen y la
integridad del contenido del documento. En realidad, corresponde al obligado a
su expedición la prueba de esta garantía y, por tanto, si la empresa, persona o entidad expedidora puede garantizar a través de
sus instrumentos de gestión o auditoría la seguridad, autenticidad de origen e
integridad de las facturas remitidas por e-mail a través de documento en
formato PDF, dicho sistema de emisión de facturas electrónicas cumpliría con
los requisitos establecidos en el Reglamento.
La consulta de la DGT también indica que es posible, con independencia
de lo dicho, que las empresas y organismos pongan en conocimiento de la AEAT
los sistemas de control y garantía propuestos para que sean validados con
carácter previo a la utilización de este sistema de facturación. A dichos
efectos debe tenerse en cuenta el artículo 3 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de
abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación
telemática (que mantiene su vigencia en cuanto sus disposiciones no se opongan
a lo establecido en el nuevo Reglamento de facturación), pero que con la nueva regulación ha dejado de ser
obligatoria y es ahora potestativa para el sujeto pasivo, y que indica:
· La
solicitud a la AEAT debe describir los elementos o medios que a aplicar para
garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los
documentos electrónicos remitidos, de modo que estas garantías puedan ser
verificadas por la Administración Tributaria en cualquier momento ulterior a su
remisión.
· Dichos
elementos no están a priori sujetos a
ninguna restricción, pero deben ser detallados y estar a disposición del
destinatario o entidad tercera que actúe como tercera parte de confianza del
sistema.
· Si
la solicitud no contiene todos los elementos necesarios para permitir la
verificación de los requisitos exigidos normativamente, se puede requerir al
solicitante a efectos de subsanación.
· Verificado
el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden, el Departamento de Inspección
acordará la autorización para expedir facturas electrónicas con arreglo al
sistema propuesto por el solicitante.
· Debe
resolverse sobre la solicitud en un plazo de 6 meses y, en caso contrario, se
entiende desestimada por silencio administrativo.
Estas autorizaciones pueden expedirse a favor de empresarios
o profesionales o cualquier persona o entidad obligada a la expedición de
facturas, establecida o residen en España.
La resolución a la consulta finaliza indicando que puesto
que las determinaciones del artículo 3 de la Orden EHA/962/2007, son potestativas y no obligatorias, el
hecho de que se haya denegado la validación del procedimiento propuesto, o
que se haya denegado también por silencio administrativo, no debe entenderse necesariamente que no se cumplen con los requisitos
establecidos en el Reglamento sobre la expedición de facturas. Y ello es
así porque a tenor del nuevo Reglamento se considera que el procedimiento
cumple con los requisitos para garantizar la autenticidad de su origen y la
integridad del contenido del documento cuando la entidad pueda garantizarlos
mediante otros controles de gestión usuales de su actividad empresarial o
profesional que “permitan crear una pista de auditoría fiable que ponga de
manifiesto la necesaria conexión entre la realidad de la entrega de bienes o
prestación de servicios que la factura electrónica documenta”.
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